ข้อมูลหรือเอกสารประกอบที่ไม่ครบถ้วน อาจทำให้เรื่องถูกส่งกลับมาแก้ไขและต้องเริ่มตรวจสอบใหม่ ส่งผลให้ระยะเวลาดำเนินงานยาวนานขึ้น
หากเส้นทางอนุมัติไม่ชัดเจนหรือส่งเรื่องไม่ตรงตามลำดับอำนาจ เจ้าหน้าที่อาจต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการประสานงานและนำเสนอเรื่องใหม่อีกครั้ง
เมื่อไม่สามารถดูสถานะได้ว่างานอยู่ที่ใครหรือค้างอยู่ในขั้นตอนใด การติดตามผ่านโทรศัพท์ อีเมล หรือข้อความจึงกลายเป็นภาระของผู้ปฏิบัติงาน
กำหนดรายการเอกสาร ผู้รับผิดชอบ และเส้นทางอนุมัติให้ชัดเจนตามประเภทงาน เพื่อให้ตรวจสอบความพร้อมก่อนส่งเรื่องเข้าสู่กระบวนการ
Digital Workflow ช่วยส่งเรื่องตามลำดับ ติดตามสถานะแบบเป็นขั้นตอน และแจ้งเตือนเมื่องานค้างหรือถูกส่งกลับมาแก้ไข
เมื่อเอกสาร สถานะ และประวัติการอนุมัติอยู่ในระบบเดียว เจ้าหน้าที่จะประสานงานได้ง่ายขึ้น ลดการติดตามซ้ำ และตรวจสอบย้อนหลังได้ชัดเจนกว่าเดิม
