ระบบทะเบียนนักศึกษา งบประมาณ พัสดุ การเงินและบัญชีเกณฑ์พึงรับพึงจ่าย
ลักษณะ 3 มิติ สำหรับมหาวิทยาลัย

INFOPRO University  ERP System

รายละเอียด

โปรแกรมสำเร็จรูประบบทะเบียนนักศึกษา งบประมาณ พัสดุ การเงินและบัญชีเกณฑ์พึงรับพึงจ่าย ลักษณะ 3 มิติ  (INFOPRO University  ERP System) ที่บริษัท INFOPRO พัฒนาขึ้นเป็นระบบที่เหมาะสำหรับสถานศึกษา  ได้แก่ มหาวิทยาลัย  วิทยาลัย สถาบันการศึกษา โรงเรียนขนาดใหญ่ ซึ่งอาจมีผู้ใช้งานจำนวนมาก  มีวิทยาเขตอยู่ในพื้นที่ห่างไกลกัน และมีความต้องการเรียกดูข้อมูลหรืองบการเงินแยกตามกองทุน แผนงาน งาน/โครงการ และดูรวมทั้งองค์กรได้แบบเป็น Online Real time ระบบประกอบด้วยระบบย่อยต่างๆ ที่เชื่อมต่อกัน (Integrated Application Software) และลูกค้าสามารถเลือกใช้ระบบย่อยได้ตามต้องการ ดังนี้

ระบบทั้งหมดเชื่อมต่อกัน (Integrated Application Software) ตามแผนภาพต่อไปนี้  

จุดเด่นของระบบ

• ด้านโปรแกรมระบบงาน (Application Software)

ระบบบริหารทรัพยากรองค์กร 3 มิติ (Infopro 3D ERP system)  มีหลักการเด่นคือเป็นระบบ 3 มิติ ซึ่งแต่ละมิติผู้ใช้งานสามารถกำหนดได้ตามความต้องการของธุรกิจ กล่าวคือ
มิติที่ 1 กองทุน (Company) ระบบสามารถกำหนดกองทุนได้มากกว่า 1 กองทุน เช่นกองทุนทั่วไป กองทุนทรัพย์สินถาวร กองทุนวิจัย กองทุนห้องสมุด กองทุนพัฒนาบุคลากร เป็นต้น ซึ่งระบบจะสามารถออกงบดุล งบทดลอง งบกำไรขาดทุนแยกตามกองทุน  และยังสามารถรวมทุกกองทุนเป็นภาพรวมทั้งองค์กรใหญ่ได้

มิติที่ 2 แผนงาน (Business unit)  ระบบสามารถกำหนดแผนงานในองค์กรได้หลายแผนงาน ซึ่งอาจกำหนดเป็นแผนงาน, คณะ, วิทยาเขต, ฝ่าย, Cost center หรือ Profit center  หรือ อื่นๆ ตามความต้องการ  ทำให้สามารถดูงบรายได้ค่าใช้จ่าย หรืองบกำไรขาดทุนของแต่ละแผนงาน และดูรวมทั้งองค์กรได้ 

มิติที่ 3 งาน/โครงการ  ระบบสามารถกำหนดได้หลาย  งาน/โครงการ ในองค์กร ซึ่งอาจกำหนดเป็นงาน, หน่วยงานย่อย, โครงการ, ภาควิชา, กิจกรรม หรือ อื่นๆ ตามความต้องการ  ดังนั้นองค์กรสามารถดูงบรายได้ค่าใช้จ่าย หรืองบกำไรขาดทุนของแต่ละงาน/โครงการ และดูรวมทั้งองค์กรได้ 

• ด้านเทคโนโลยี

         เป็นระบบที่ใช้เทคโนโลยีแบบเปิด (Open system) และทันสมัย  เนื่องจาก

• ผู้ใช้งานสามารถใช้ระบบได้ทั้งแบบ Client/Server และ/หรือแบบ Web Application กรณีใช้แบบ Client/Server ต้องติดตั้งระบบที่เครื่อง PC แต่กรณีใช้แบบ Web Application สามารถเรียกใช้โปรแกรมผ่าน Web Browser ผู้ใช้แต่ละคนในองค์กรเดียวกันเลือกใช้ต่างกันได้ 
• สามารถใช้งานได้ทั้งใน Local Area Network (LAN) และ Wide Area Network (WAN)
• ใช้ฐานข้อมูลมาตรฐานสากล มีความน่าเชื่อถือสูง ได้รับความไว้วางใจจากองค์กรต่างๆ ในการเก็บฐานข้อมูลที่ต้องการความปลอดภัยสูง
• ระบบถูกพัฒนาโดยใช้ Object Oriented Tools จึงทำให้การปรับโปรแกรม (Customization) หรือการพัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติมเป็นไปอย่างคล่องตัว และรวดเร็ว  ใช้ Case tools ในการออกแบบ database, ใช้  RAD (Rapid application Development Methodology) ในการพัฒนาระบบ
•  เป็นระบบ 2 ภาษา (ไทย-อังกฤษ) ตามที่ผู้ใช้เลือก หากต้องการภาษาอื่นสามารถ Customize ได้
• เป็นระบบเชื่อมต่อกัน (Integrated application software)
• Online  Real time
• ใช้ได้หลายคนพร้อมกัน (Multi users application)
• การกำหนดค่าต่างๆ ถูกออกแบบเป็น Parameter ผู้ใช้สามารถกำหนดได้เอง และการเพิ่มข้อมูลไม่จำกัดจำนวน และเรียกดูย้อนหลังได้

3.   ด้านบุคคลากร และ วิธีการนำระบบมาใช้จริง (Implementation Methodology)
ในแต่ละโครงการบริษัทจัดเตรียมบุคคลากรที่มีความรู้ความสามารถที่เหมาะสมในการทำงานร่วมกับลูกค้า   และในการนำระบบมาใช้จริง บริษัทมีวิธีการ (INFOPRO Implementation Methodology) เป็นมาตรฐานที่พิสูจน์มาแล้วว่าวิธีการนี้สามารถที่จะทำให้โครงการประสบความสำเร็จ อีกทั้งช่วยลดแรงต่อต้านจากผู้ใช้ระบบด้วย  

• ระบบถูกนำมาใช้จริงในหลายองค์ขนาดใหญ่เป็นเวลาหลายปีจนถึงปัจจุบัน   

ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
ประโยชน์ที่มหาวิทยาลัยฯจะได้รับจากการนำระบบงบประมาณ พัสดุ การเงิน บริหารงานบุคคล และบัญชี เกณฑ์พึงรับพึงจ่ายลักษณะ 3 มิติ   มาใช้มีดังนี้

• ระบบทะเบียนนักศึกษา นักศึกษาสามารถลงทะเบียนผ่าน Web หรือบันทึกการลงทะเบียนโดยเจ้าหน้าที่ก็ได้ จัดตารางสอน ตรวจสอบบุรพวิชา แจ้งผลการเรียนผ่าน Web ออก Transcript
• มหาวิทยาลัยฯสามารถออกงบการเงินต่าง ๆ  ได้รวดเร็ว  ถูกต้อง (Online Realtime)  เช่น  งบดุล  งบรายรับ-รายจ่าย  งบทดลอง  เป็นต้น  อีกทั้งยังสามารถรายงานผลตามกองทุน  แผนงาน  งาน/โครงการ  และอื่น ๆ ตามที่กำหนดไว้ในโครงสร้าง และระดับของผังบัญชีได้  ซึ่งข้อมูลหรือรายงานเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งที่ผู้บริหารสามารถใช้ในการตัดสินใจ หรือบริหารมหาวิทยาลัยฯได้
• ข้อมูลของระบบถูกเก็บที่ส่วนกลาง  (Computer Server)   ทำให้ผู้ใช้ระบบงานและผู้บริหารเข้าถึงข้อมูลชุดเดียวกันที่เป็นชุดปัจจุบันอยู่เสมอ  ทำให้ลดปัญหาเรื่องการตรวจสอบกระทบยอด (Reconcile) ระหว่างระบบหรือหน่วยงานได้
• ระบบมีการป้องกันการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ (Security) ตามมาตรฐานสากล  ซึ่งสามารถกำหนดสิทธิให้ผู้ใช้แต่ละระดับว่าจะเข้าถึงระบบใด หน้าจอใด และข้อมูลใดได้บ้าง  ทำให้มีความปลอดภัยของข้อมูลสูง
• ระบบมีความสามารถในการตรวจความถูกต้องของข้อมูล    (Data Validation)   เพื่อป้องกันความผิดพลาดเบื้องต้นได้    เช่น  ไม่สามารถลงบัญชีในรหัสบัญชีที่ไม่มีอยู่ในผังบัญชีได้  ตรวจสอบยอดเดบิตต้องเท่ากับยอดเครดิตเสมอ  เป็นต้น    ซึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถลดเวลาในการแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านี้ในภายหลังได้
• ระบบงบประมาณสามารถช่วยจัดทำงบประมาณ เก็บบันทึกงบประมาณที่ได้รับและที่ใช้จริง   ทำให้สามารถควบคุมการใช้งบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ระบบการเงิน   มีฟังก์ชันช่วยในการรับ-จ่ายเงิน        ได้แก่      พิมพ์เช็ค   ใบหักภาษี ณ. ที่จ่าย  ออกใบเสร็จ   รวมถึงรายงานต่าง ๆ ที่จำเป็นในการทำงานของส่วนงานการเงินได้  ทำให้งานการเงินเป็นระบบ  สะดวกรวดเร็ว   และให้บริการแก่ผู้ใช้บริการได้ดีขึ้น  
• ระบบเจ้าหนี้  สามารถบันทึกรายการเจ้าหนี้ได้ทั้งที่ผ่านและไม่ผ่านจากระบบจัดซื้อจัดจ้าง  ควบคุม  และวางแผนการจ่ายเงินแก่เจ้าหนี้ได้
• ระบบลูกหนี้  สามารถบันทึกลูกหนี้รายตัวทั้งลูกหนี้นักศึกษา  และลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่าย  ระบบสามารถออกจดหมายเตือนลูกหนี้  เพื่อทวงถามได้ด้วย และล้างลูกหนี้เมื่อชำระได้
• ระบบครุภัณฑ์  สามารถบันทึกรายการครุภัณฑ์ได้ทั้งที่ผ่านและไม่ผ่านระบบจัดซื้อจัดจ้าง เก็บรูปถ่าย ระบบมีฟังก์ชันในการคิดค่าเสื่อมราคา  การซ่อมบำรุง  การเคลื่อนย้าย และมีรายงานเพื่อช่วยในการตรวจนับ  ทะเบียนครุภัณฑ์ สามารถพิมพ์ และอ่าน Barcode ได้
• ระบบคลังวัสดุ  สามารถกำหนดได้หลายคลัง  เป็นร้านค้าได้ บันทึกรายการการรับ-จ่าย วัสดุ  คำนวณต้นทุนวัสดุที่ใช้ไปสำหรับแต่ละหน่วยงาน  และมีรายงานเพื่อช่วยในการตรวจนับ  เป็นต้น
• ระบบบริหารงานบุคคล สามารถเก็บประวัติบุคคลากร การเลื่อนขั้นเงินเดือน ความดีความชอบรูปถ่าย การฝึกอบรม คำนวณเงินเดือน ภาษี ออกรายงานต่างๆ เพื่อส่งกรมสรรพากร ประกันสังคม ธนาคาร และข้อมูลเพื่อใช้ในการทำ Job Analysis
• ระบบทุนการศึกษา สามารถเก็บรายละเอียดทุนต่างๆของมหาวิทยาลัยฯ เช่น ทุนของมหาวิทยาลัย ทุนที่มีผู้บริจาค ทุนกู้ยืมรัฐบาล และรายละเอียดการจ่ายทุนให้กับนักศึกษา

ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับในมุมมองผู้บริหาร

• ทราบต้นทุนแท้จริง และทันการณ์
• ทราบรายได้แท้จริง และกองทุน/แผนงาน/งาน/โครงการที่ทำรายได้
• มีข้อมูลตัดสินใจลงทุนในกองทุน/แผนงาน/งาน/โครงการที่มีสร้างรายได้แก่มหาวิทยาลัย
• ทราบข้อมูลการรับ การจ่ายเงิน ลูกหนี้ เจ้าหนี้เพื่อวางแผนด้านการการเงิน
• วางแผน และควบคุมการใช้งบประมาณ
• วางแผน และควบคุมการใช้วัสดุ เพื่อไม่ให้มีการสำรองวัสดุเกินความจำเป็น หรือขาดแคลน
• ควบคุมครุภัณฑ์เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด
• จัดสรรทรัพยากรบุคคลให้สอดคล้องกับปริมาณงาน และคุณสมบัติของบุคคลากร
• เก็บรายละเอียดการรับ การจ่ายทุนเพื่อให้การใช้ทุนเกิดประโยชน์สูงสุด